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Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Unter Warenwirtschaftssystem, auch Warenwirtschaft (abgekürzt WaWi oder WWS) genannt, versteht man: ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und zielorientierten Verarbeitung von Warenbestands- und Bewegungsdaten.

Eingesetzt werden Warenwirtschaftssysteme schon lange nicht mehr ausschließlich von großen Handelsbetrieben und Handelsketten, sondern verstärkt auch von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Kassierin mit Warenwirtschaftssystem

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Was kann ein Warenwirtschaftssystem?

Elemente und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

So unterschiedlich die Unternehmen hinsichtlich ihrer Unternehmensabläufe sind, so verschieden sind auch die Anforderungen an die Funktionen eines Warenwirtschaftssystems. Nachfolgend eine ganzheitliche Übersicht zu den Elementen und Funktionen:

Elemente und Funktionen eines Warenwirtsschaftssystem

Aufgaben und Ziele eines Warenwirtschaftssystems

Die grundlegenden Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems umfassen die:

  • Steuerung des Warenflusses
  • Erfassung und Bereitstellung von waren- und kundenbezogenen Daten
  • Rechnungslegung
  • Inventur
  • Statistik

mit dem Ziel der Umsetzung von Konzepten der Unternehmensleitung (Management).

Was sind die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem?

Die Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem leiten sich unmittelbar aus der Zielsetzung ab. Neben der Dokumentation der physischen Warenströme und Warenbestände nimmt die Informationsfunktion einen immer größeren Stellenwert ein. Grundsätzlich werden an die Informationen, die ein Warenwirtschaftssystem bereitstellen soll, folgende Anforderungen gestellt:

  • sie sollen aktuell sein, um auch kurzfristige Reaktionen zu ermöglichen
  • sie müssen genau sein, damit der Erfolg oder Misserfolg innerhalb eines Unternehmens erkennbar wird
  • sie müssen jederzeit verfügbar sein
  • sie müssen beliebig verdichtet und aufbereitet werden können, um individuelle und kurzfristige Auswertungsmöglichkeiten zu schaffen

Darüber hinaus sollte die Anbindung des Systems an eine Buchhaltungssoftware einfach und unkompliziert sein.

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Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem bietet viele Vorteile und ist maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt. Hier einige Vorteile:

  • Zeitersparnis bei Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
  • Einfache, ordentliche Datenpflege in einem System
  • Umfassende, optimierte Lagerverwaltung mit mehreren Lagern möglich
  • Höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen
  • Sortimentsoptimierung aufgrund tagesaktueller Statistiken (Umsatzverteilung pro Produkt etc.)

Umfangreichere WaWi-Systeme können zudem für das Kundenbeziehungsmanagement (integriertes CRM-System), und somit für die Steuerung von Marketingaktionen, oder zur Produktionsplanung (durch verknüpfte Plantafel) genutzt werden.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Man unterscheidet zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen:

  • Geschlossen = alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben (Einkauf, Vertrieb, Produktion, Lager) innerhalb des Unternehmens werden von einem einzigen System abgedeckt
  • Offen = mindestens eine der Funktionen wird durch ein anderes System abgedeckt – das kann dann durch Schnittstellen angebunden werden
  • Integriert = hier sind alle o. g. Module vorhanden und zusätzlich noch Verbindungen nach außen, also beispielsweise zu Banken, Lieferanten, Marktforschungsinstitute, etc. (z. B. Amazon)

Welche Unterschiede und Gemeinsamkeiten zu ERP-Systemen gibt es?

Der Übergang von Warenwirtschaftssystemen zu ERP-Systemen* ist immer mehr fließend und erfolgt in der Praxis aufgrund des Funktionsumfanges. Fehlen hier z. B. Funktionen bzw. Module wie Personalwirtschaft oder Dokumentenmanagement spricht man eher von einem Warenwirtschaftssystem.

*Enterprise-Resource-Planning (ERP) bezeichnet die unternehmerische Aufgabe, Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik, IT-Systeme im Sinne des Unternehmensziels rechtzeitig und bedarfsgerecht zu planen und zu steuern.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?

Aufbau eines Warenwirtschaftssystem Funktionen Stammdaten und Bewegungsdaten

Der Aufbau der Anwendungssoftware eines WWS basiert auf einer Datenbank, die die Stammdaten und Bewegungsdaten mit einer festgelegten Datenbankstruktur verwaltet – hier vereinfacht dargestellt:Stammdaten sind, die in Datensätzen verwalteten Objekte, z. B. Kunden, Lieferanten, Artikel (Waren) oder Stücklisten. Bezogen auf diese werden die Bewegungsdaten, d. h. die verwalteten wirtschaftlichen Transaktionen in Form von Geld (Eingangsrechnung, Rechnung an den Kunden usw.) und Waren (Lagereingang, Lieferschein usw.) in eigenen Datensätzen erfasst.

Welche Zusatzmodule bzw. zusätzliche Funktionen bieten Warenwirtschaftssysteme?

Die Zusatzmodule bzw. zusätzliche Funktionen, die eine Warenwirtschaftssoftware enthalten kann, hängen stark davon ab für welchen Anbieter man sich entscheidet. Hier nur ein paar Beispiele:

  • CRM-Modul (am besten integriert in die Warenwirtschaft)
  • Rücksendeverwaltung (RMA)
  • Plantafel (wichtig für das produzierende Gewerbe/ die Fertigung)
  • Kassensystem (PC-Kasse)
  • Offene Posten Verwaltung (und somit bereits eine “kleine Buchhaltung”)
  • Buchhaltungssoftware (mit Anbindung zur Warenwirtschaft)
  • Mobile Lösungen für unterwegs (z. B. für den Außendienst)
  • Integrierter Online-Shop
  • Ganzheitliche E-Commerce-Lösung mit Anbindungen an Marktplätze wie Amazon, Rakuten und eBay sowie Online-Shops wie z. B. Magento, Shopware, Gambio, Prestashop, oxid, xt:Commerce

Unser Tipp: Schauen Sie sich die angebotenen Zusatzmodule des Softwareherstellers vor dem Kauf genau an – auch wenn Sie diese zunächst nicht brauchen in Ihrem Unternehmen.

Müssen später benötigte Funktionen extra programmiert oder von einem anderen Hersteller integriert werden, leidet oft die Performance des Programms und es wird teurer!

Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, da es:

  1. ganz auf die Unternehmensgröße und die Anforderungen des Unternehmens ankommt und es
  2. verschiedenste Abrechnungsmodelle der Softwarehersteller gibt.

Manche Anbieter bieten monatliche Mietmodelle an, bei manchen muss man die Software per Einmalzahlung erwerben. Für eine ungefähre Orientierung kann man sagen, dass beim Mietmodell für einen PC-Arbeitsplatz für die Warenwirtschaft ca. ab 30 € im Monat einzuplanen sind und bei einer Einmalzahlung mindestens ca. 500 €, je nach Anforderungen auch bis zu 5.000 € und mehr. Ohne eine konkrete Bedarfsanalyse vorab, bleiben es jedoch nur grobe Orientierungswerte. Bei größeren Softwareprojekten werden oft sog. Projektpreise vereinbart.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass je nach Vertriebsmodell der Softwarehersteller weitere Kosten für die Implementierung und den Software-Support durch einen autorisierten Fachhändler vor Ort entstehen können. Des Weiteren können sog. interne Kosten anfallen: je nach Größe des Projekts muss ggf. Personal für die Auswahl und die Implementierungsphase abgestellt werden. Zudem kann durch umfangreiche Schulungen eine temporäre Reduktion der Produktivität möglich sein. Versuchen Sie diese Kosten möglichst von vorneherein zu kalkulieren.

Welche Anbieter von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Bei den Anbietern von Warenwirtschaftssystem sollte man grundsätzlich drei Kategorien unterscheiden:

Individualsoftware

Die Vorteile: Individualsoftware wird oft vom Unternehmen selbst entwickelt. Die Hard- und Softwarearchitektur kann selbst gewählt werden und die Software ist maßgeschneidert, entsprechend der betriebsindividuellen Prozesse und Arbeitsabläufe.

Die Nachteile: Allerdings weist eine Individualsoftware oft starre Strukturen auf, da die nötige Flexibilität nicht immer frühzeitig eingeplant werden kann. Und das Unternehmen, ist stark abhängig vom Softwareentwickler. Das Risiko, unzureichende Unterstützung und Betreuung zu erfahren, ist bei Individualsoftware erwartungsgemäß als höher einzuschätzen.

Branchensoftware

Die Vorteile: Sie kann gezielt für branchenspezifische Anforderungen konfiguriert werden: Viele Handwerker benötigen beispielsweise eine GAEB-Schnittstelle (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) für einen speziellen Datenaustausch. Gleichzeitig bleibt die Releasefähigkeit der Software erhalten.

Die Nachteile: Branchensoftware wird oft direkt vertrieben oder aber über ein vergleichsweise dünnes Vertriebsnetz, was eine flächendeckende Unterstützung vor Ort schwieriger und teurer macht.

Kaufmännische Standardsoftware

Die Vorteile: Die Kosten sind relativ genau kalkulierbar und insgesamt niedriger. Die Unterstützung und Betreuung ist durch Software-/Systemhäuser vor Ort gewährleistet. Ein modularer Aufbau der Software unterstützt verschiedenste Prozesse und Strukturen, bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche, kann bereichsübergreifend genutzt werden und bietet eine ausgeprägte Integrationsfähigkeit.

Die Nachteile: Die Qualität der Hardware muss den technischen Anforderungen der Software genügen. Wenn die Software nicht genügend Individualisierungsmöglichkeiten bietet, kann die Flexibilität des Unternehmens darunter leiden.

Übersicht Vor- und Nachteile Anbieterkategorien

Vorteile Nachteile Anbieter Warenwirtschaftssysteme

Immer öfter verschwimmen heutzutage die Grenzen zwischen Branchenlösungen und Standardsoftware, da kaufmännische Standardsoftware durch verschiedenste Module und Anpassungen (zum Teil als Zusatzlösungen der Systemhäuser angeboten) immer besser auf die Branchenbedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Das Kompetenzzentrum Usability für den Mittelstand (KUM) hat das ERP-System der SelectLine Software GmbH hinsichtlich der Usability untersucht und ein positives Fazit in seiner Usability-Evaluation gezogen:

SelectLine Warenwirtschaft ist im Vergleich des Kompetenzzentrums Usability für den Mittelstand die beste ERP-Lösung, besonders deutlich wird das für Steuerbarkeit, Individualisierbarkeit und Lernförderlichkeit.

Unser Tipp: Egal ob Sie sich für eine Individual-, Standard- oder spezielle Branchenlösung entscheiden: Achten Sie darauf, dass Wartung und Weiterentwicklung garantiert werden können. Nichts ist ärgerlicher, aufwendiger und teurer als das System nach kurzer Zeit wieder wechseln zu müssen, weil es mit der Branchen-, Technologie,- oder Unternehmensentwicklung nicht mithalten bzw. darauf abgestimmt werden kann.

Warum werden Warenwirtschaftssysteme eingeführt?

Die Gründe für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems sind so vielfältig, wie das Unternehmen selbst. Laut einer Umfrage unter Online-Händlern (siehe Bild), sind die drei häufigsten Gründe: ein einheitlicher Datenbestand im gesamten Unternehmen, die Prozessautomatisierung bzw. die Reduktionen manueller Abläufe und die steigende Transparenz in den Prozessen.

Statistik: Aus welchen Gründen wurde das Warenwirtschaftssystem eingeführt? | Statista

Was ist bei der Einführung einer neuen Warenwirtschaft zu beachten?

Als Spezialist für kaufmännische Software und ERP-Systeme mit rund 25 Jahren Erfahrung, kennen wir die Tücken bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware. Wie Sie die Implementierung Ihrer neuen Warenwirtschaft erfolgreich gestalten, zeigen wir Ihnen in diesem PDF (auch als Checkliste verwendbar) als kostenfreien Download:

>> Warenwirtschaft erfolgreich im Unternehmen einführen – Neun Tipps (PDF) Hier klicken <<

Unser Tipp: Holen Sie sich Referenzen ein! Wenn Sie noch am Anfang der Suche nach einer Warenwirtschaft stehen und noch keine(n) bestimmten Anbieter im Blick haben, dann strecken Sie die Fühler aus und holen Sie Erfahrungswerte von anderen Unternehmen der selben oder ähnlichen Branche ein.

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